経費を支払った場合に相手先からもらうのが領収書です。
この領収書に基づいて経理を行いますのでとても大切な書類でもあります。
経理初心者の方にとっては、「領収書はどうやって保管したらいいのか？」とか「領収書の保管はいつまでしたらいいのか？」といった疑問があるのではないでしょうか。
そこで今回は領収書の保管方法と保管期間についてざっくり解説いたします。
領収書は整理して保管する
領収書は大切な経費の証拠資料になります。
その1枚の領収書があるかないかで税金の額が変わってきますので、言わばお金と一緒と言ってもいいくらいです。
そのため、領収書についてはしっかり保管しておくことが必要になります。
では、どうやて保管しておくのがいいのでしょうか？
秩序正しく整理し、いつでも簡単に確認できるように状態に保管しておくことが望ましいと思います。
領収書であれば、日付順に並べてA4用紙やスクラップブックに貼っていく方法をおすすめしています。
こうしておくとで、「あの領収書を確認したい」となった時にすぐに確認することができます。
ネットなどでは、封筒にまとめて入れれおけばよいとかいった話もありますが、私はめんどくさいかもしれませんが貼って整理するのがいいかなと思っています。
領収書が整理されていれば、社長の経営判断に必要な情報を迅速に確認することができますし、経理業務においても、書類の紛失や転記ミス、社内の不正などが起こりにくくなります。
領収書の整理・保管がきっちりできている会社は会計の信頼性も高く、実際に業績も良くなっています。
実際の領収書の貼り方はこんな感じです。
下から日付順に貼っていく感じです。
あまり詰めて貼らない方が後から見た時に確認しやすいです。
日付ごとにページを変えるのも見やすさから言えばアリだと思います。
最初はめんどくさいかもしれませんが、慣れれば簡単にできるようになります。
領収書の保管はいつまで？
では、次に気になる領収書の保管期間について確認したいと思います。
領収書は帳簿書類と一緒にそれぞれの法律ごとに保管期限が設けられています。
商法、会社法では、帳簿書類の保存期限を10年間と定めています。
法人税法、所得税法では、帳簿書類を7年間保存しなければなりません。
また、青色申告法人が欠損金の繰越控除の適用を受ける場合には、10年間の保存が必要となっています。
消費税法では、仕入税額控除の要件として、課税仕入れの事実を記載した「帳簿及び請求書等」を整理し、7年間保存しなければならないと規定されています。
このように法律ごとに保管期間が設けられていますが、会社であればざっくり10年保管しておけば間違いないといった感じです。
税務上、帳簿書類の保存は青色申告や消費税の仕入税額控除の要件になっています。
保存を怠ると、税務調査で青色申告の取り消しや仕入税額控除が否認されるおそれがありますので、しっかりと期限まで保管するようにしましょう。
スキャナ保存に取り組みましょう！
領収書が多い会社などは、書類の分類や整理、保管場所の確保などがたいへんになってきます。
そういったことを解決するために、帳簿書類の電子保存や領収書などのスキャナ保存をおすすめしています。
仕訳帳や元帳などの帳簿、貸借対照表などの決算関係書類は、電子データによる保存が認められています。
取引先から受け取った書類や自社作成の書類の写しなどはスキャナ保存が認められています。
そのため当事務所では電子帳簿とスキャナ保存を推奨しております。
スキャナ保存のメリットは、２つあります。
一つは、スキャナで読み取るだけで、それが仕訳に計上でき、経理業務の省力化につながります。
もう一つは、領収書などの保管スペースの削減につながります。
スキャナ保存に取り組むだけで、一石二鳥のメリットが受けられるわけです。
令和4年1月1日から電子取引に関連する書類の保存について改正が行われ、今後さらにデータでの保存が主流になってくるかもしれません。
領収書の整理や保管でお困りの方は、ぜひご検討いただければと思います。
まとめ
領収書の保管方法と保管期間についてまとめてみました。
経理業務の基本は領収書の整理からです。
領収書の整理がたいへんだと思われる方は、スキャナ保存を検討してみましょう。