2022年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引データについてはオリジナルデータの保存が義務化されています。
ただし、現在は猶予期間ということで電子データでもらった請求書や領収書でも紙に印刷して保存してもいいということになっています。
ですので、2023年12月までには、電子取引データについてどのように保存していくのか会社で検討して進めていかなければなりません。
今回は「電子取引の対応を考える」題として、猶予期間の間にやるべきことを記事にしたいと思います。
電子取引の相手先の洗い出しをする！
まずは自社の取引の中で、電子取引に該当するものを洗い出していきましょう。
国税庁の例示では次のようなものが電子取引に該当するとされています。
・電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
・インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）またはホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
・電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
・クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
・特定の取引に係るEDIシステム（請求書等を電子的に交換できるシステム）を利用
・ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
・請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
どうですか？該当するものはあったでしょうか。
やはりお客様でよくある取引は楽天やAmazonで購入されている取引です。
これらは電子取引に該当します。
また気をつけていただきたいのが、複合機のFAX機能で注文書等を受け付けており、印刷せずにイメージデータなどを保存しているようなケースです。
こういった取引も電子取引に該当しちゃいます。
ネットショッピングを利用していないからといって電子取引に該当に該当するものがないと決めてかかるのは危険です。
取引先との書類がどのようにやり取りされているのか再度確認する必要があるということです。
電子メール（メール本文や添付ファイル）で請求書や領収書を受信又は送信している □はい □いいえ
Amazon、楽天、モノタロウ等のインターネットサイトで物品を購入している □はい □いいえ
公共料金の請求内容は紙ではなく、インターネットで確認している □はい □いいえ
クレジットカードの利用明細をインターネットで入手している □はい □いいえ
PayPay等電子決済サービスを利用している □はい □いいえ
従業員がネットで購入した旅費を立替払い精算している □はい □いいえ
電子請求書や電子領収書等を受領している □はい □いいえ
複合機で取引情報を含むFAXをデータで受け取って出力していない □はい □いいえ
請求書や領収書等のデータをDVDやフラッシュメモリで受領している □はい □いいえ
大手メーカーとの取引に専用のシステム（EDIシステム）を利用している □はい □いいえ
運送会社の請求データをインターネットで入手している □はい □いいえ
電子取引の保存方法
電子取引に該当する書類の洗い出しができれば、次に考えるのが「どのように保存するのか？」です。
電子取引の保存方法は次の2つです。
専用のソフトウェアを導入する方法
専用のソフトウェアを利用せず、社内ルールを策定して、任意のフォルダに格納して保存する方法
それぞれの方法の詳細を見ていきましょう。
専用のソフトを使わずに対応する方法
中小企業や個人事業主の場合、なかなか専用のソフトを導入して対応するにはコスト的に難しい場合があります。
その場合には、国税庁が示しているいずれかの保存方法に従って電子取引データを保存する必要があります。
（１）請求書等データのファイル名に、規則性を持って内容を表示して保存する方法
具体的には、以下のような方法でファイル名に規則性を持たせて任意のフォルダに格納していきます。
➀請求書等データのファイル名に、規則性を持たせる。
例 2022年10月31日に㈱A社から受領した110,000円の請求書
⇒「20211031＿㈱国税商事＿110,000」
②「取引の相手先」や「各月」などの任意のフォルダに格納して保存する。
③電帳法施行規則第4条第1項第4号に規定する「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規定」を作成し備え付ける。
（2）受領した請求書等データのファイル名に連番を付して、内容については索引簿で管理する方法
（１）の方法以外に、索引簿を作成し、請求書等のデータを検索できるようにしておく方法も認めらています。
この場合には、請求書等データのファイル名に連番を付して、任意のフォルダに格納することに加え、以下の形式により表計算ソフト等を用いて索を作成する必要があります。
専用ソフトを使用しない場合はこんな感じで保存していくことになります。
簡単そうですが、やってみるとけっこう手間がかかるかもしれません。
電子取引が多い会社にとっては、専用ソフトを入れる方がメリットがあるかもしれませんので比較検討する必要があるでしょう。
システムによる書類の保存（当事務所の対応）
当事務所が採用しているTKCの財務会計システムでは電子取引データの保存機能を標準搭載しております。
ですので、当事務所のお客様については電子取引の対応はまったく心配がいりません。
保存のやり方もめちゃくちゃ簡単です。
もし、専用のソフトウェアの導入を検討されているのであれば、電子取引データを読み込み、TKCデータセンター（TISC）に保存できるTKCの財務会計システムの証憑保存機能の利用をおすすめしております。
電子帳簿保存法の保存要件を完全に満たして電子保存することができ、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA)の認証も受けているため、安心して使用することができます。
その他、TKCシステムをおすすめする理由が…
電子取引はもちろんスキャナ保存にも対応しているため、ペーパレス化を図れます。
領収書等のデータからAIを使って自動で仕訳を計上でき経理業務の省力化が図れます。
TKCデータセンターで安全にデータをお預かりします。
電子取引にお悩みの方は、ぜひ当事務所にご相談ください。
まとめ
最後は事務所の宣伝みたいになってしまいましたが、まず電子取引の洗い出しからです。
どういった取引が電子取引になるのか、自社に電子取引がどれくらいあるのか確認していきましょう。
そのうえで、業務量や保存コストを考えて専用ソフトを導入するのか検討していきましょう。
P.S 虎キチ税理士の独り言
やっとカープ戦に初勝利かと思えば昨日はいつもの完封負け。
近本選手の連続試合安打も残念ながら止まってしまいました。（30試合でも十分すごい！）
さて、今日から独走中のヤクルト相手に一矢むくえるかどうか。
セ・リーグの灯を消さないためにも頑張ってほしいです。