クラウド会計ソフトで経理業務の効率化に力を入れている税理士の三松です。
クラウド会計ソフトは「簡単」、「優しい」など経理初心者に対して甘い言葉で誘惑してきます。
そんなことを言っている私も「簿記の知識は一切不要」といった宣伝文句でお客様にクラウド会計ソフトの導入をお勧めしています。
そんな便利なクラウド会計ソフトですが、経理初心者であっても簡単に経理ができるのでしょうか？
経理の自動化にも知識は必要
クラウド会計ソフトの便利機能の一つに、経理の自動化があります。
これはインターネットバンキングとクラウド会計ソフトを連携させることにより、預金データを自動で仕訳してくれる機能です。
預金データが多い会社にとっては、入力作業が省力化され非常に便利な機能だと言えます。
しかし、ここには大きな落とし穴があります。
それは、最初に設定が必要だからです。
クラウド会計ソフトがいくら優秀だからといっても、最初から自動で経理をできるわけではありません。
この取引は「仕入」、この取引は「旅費交通費」といったように仕訳のルールを作ってあげる必要があります。
その仕訳ルールをクラウド会計ソフトが学習して、次回から自動で経理をしてくれるわけです。
ですので、仕訳ルールの設定には少なからず簿記の知識が必要になります。
勘定科目の選択であったり、この取引はこういう風に仕訳するといった経理の知識が必要になるということです。
自動化できると安心していると思わぬミスも
勘定科目の選択であればそこまで簿記の知識がない方でもできるかもしれません。
しかし、経理というのはそれだけではありません。
自動で経理ができると安心していると、とんでもないことになってしまっていることもあります。
売掛金、買掛金がマイナス
預金通帳からの入金や支払いは自動経理でできているのですが、肝心の売上や仕入の取引を入力できていないのが原因です。
売掛金を例にとって見てみましょう。
得意先からの売上の入金については、クラウド会計ソフトが預金通帳の摘要から「得意先名」を学習して入金があれば、「普通預金／売掛金」という仕訳を自動計上しくれています。
一方で、売上が発生した時の仕訳「売掛金／売上」を入力していないために、入金の処理だけが行われて売掛金がマイナスとなってしまっているのです。
「じゃあ、入金時に売掛金じゃなくて売上にすれば自動経理できるのでは？」と思われるかもしれませんが、それも誤りです。
確かに、得意先からの入金があった時に売上と入力するようにルール設定しておけば売掛金がマイナスになることはありません。
しかし、会計では、売上は発生時に認識する必要があるため、これでは正しい利益の把握ができなくなってしまいます。
自動経理で楽になるかもしれませんが、やはり正しい売上や利益を把握しないと経理をする意味がありません。
買掛金についても同じように支払い時の処理だけが行われているため、買掛金がマイナスとなってしまうのです。
経費の二重計上が行われている
預金口座から支払われる経費について、ネットバンキングとクラウド会計ソフトを連携させて自動経理しているにもかかわらず、経費の支払いの仕訳を入力してしまっているパターンです。
経費として計上することと、預金通帳からの出金を入力することは別の取引だと思われていることが原因です。
こうなってしまうと、経費が二重で計上されるだけでなく、普通預金も二重で計上される可能性があり預金残高も合わなくなってしまう可能性があります。
摘要の入力ができていない
仕訳には相手先や取引内容といった摘要を入力する必要があるのですが、それが正しく入力できていない場合が多いです。
預金通帳から連携していれば相手先は自動で入力がなされるのですが、取引内容までは入力されていないことが多いです。
また相手先も取引内容も入力されていない空白の場合もあります。
おそらく勘定科目だけ選択して仕訳を計上しているからです。
税務調査の場合、帳簿を確認されますので摘要がないと何の取引がさっぱりわからなくなってしまいます。
また消費税法には帳簿の記載要件がありますので、消費税の控除ができなくなる可能性があります。
専門家のサポート受けてみる
このように「簡単」や「優しい」と謳っているクラウド会計ソフトであっても、経理初心者が利用するにはまだまだ難しい部分もあります。
自分で勝手に理解して進めていても、あとで間違いに気づいて修正作業に大変な労力を費やす可能性もあります。
そうならないためにも、専門家のサポートをお勧めします。
クラウド会計ソフトを利用して自動経理を行うために重要なのは仕訳ルールの設定です。
当事務所でもいきなりお客様にソフトを丸投げするのではなく、仕訳ルールをあらかじめこちらで設定を行いお客様が簡単に入力できるようにサポートしております。
自分で経理するぞという意気込みは素晴らしいことだと思います。
ただ、やはり経理知識がないなかで自動で帳簿を作成することは難しいです。
そんな時こそ、専門家の力を借りてみてはどうでしょうか。
まとめ
クラウド会計ソフトを活用すれば経理が楽になりますが、誰でも簡単にというわけきにはいきません。
私も、当事務所指定のソフトにはなりますが、クラウド会計ソフトの活用をサポートしておりますのでお気軽にご相談ください。