おはようございます。
大阪の税理士、三松です。
今回は領収書の保存方法についてです。
なぜ、領収書を整理、保存しなければならないのか？
飲食代や消耗品を現金で支払った場合に領収書をもらいます。
経費で落とすためには、この「領収書」が重要になります。
領収書は次の理由から、きっちり整理して保存しなければいけません。
まず、領収書や請求書などの保存は法律で定められています。
会社法では10年間、所得税法・法人税法では7年間保存しなければならないことになっています。
また、消費税法では仕入税額控除（支払った消費税を控除してもらうこと）を受けるための要件として「帳簿及び請求書等」を整理し、7年間保存しなければならないと規定されています。
※欠損金がある場合は、9年間の保存が必要となる場合があります。
領収書の整理・保存は法律がそれを要求しています。
次に税務調査への対応です。
税務調査では、調査官は過去の取引について、本当にその取引があったのかを確認します。
その際、該当する取引があることを調査官に証明するために、領収書や請求書が必要になります。
税務調査で経費と認めてもらうための証拠資料として領収書等が必要となるため、整理・保存が必要となります。
要求された領収書や請求書といった資料が即座に提出できるように日々整理・保存しておくことが重要です。
さらに、企業経営の活用のためです
領収書を整理保存することで企業経営にも活用できます。
例えば、誤記載や転記ミスを発見しやすくなり、会計の信頼性が高まります。
領収書の二重使用や従業員の着服などの不正があったとしても、早期の発見が可能となり、これらの事故を防ぐことができます。
営業上、過去の領収書や請求書の参照が必要となったときに、簡単に取り出すことができ、経営上の有効な意思決定を迅速に行うことができます。
こういったことから、領収書の整理・保存を日々の取引から心がけていきましょう。
領収書の保存方法について
では、どのように領収書を保存したらいいのかということをお話したいと思います。
1ヶ月分の領収書を封筒などに入れて保存しているとか、1年分を段ボールにどさっと入れて保存しているなんて方もいらっしゃるかもしれません。
これでは、過去の資料を見たい時に即座に資料を取り出すことができません。
税務調査で資料がぐちゃぐちゃの方が税金をごまかせるとか思っていてはダメですよ。
領収書の整理ができていないと、経理も杜撰なのではないかといった疑いの目を持たれ、調査が長引くことも考えられます。
領収書を整理しておくことで、税務調査がスムーズに運び調査日数が短くなることもあります。
税務署にあらぬ疑いをかけられたくない方は、きっちり領収書の整理をしておきましょう。
さて、領収書の整理の仕方ですが、A４の用紙などに下から日付順に貼っていきます。
こんな感じです↓
日付順に貼ることで、検索がしやすくなります。
A4用紙にこだわらなくても、ノートや営業FAXなどの裏紙を使っている会社もあります。
上に貼っていくときは、領収書の上の部分だけにのり付けして、少しずらして重ねて貼るようにしましょう。
ポイントは、1ページにあんまり詰めすぎないことですかね。
詰めすぎしまうと、逆にごちゃごちゃしてしまいますので、ゆったりとスペースをもって貼る方がいいかと思います。
まとめ
領収書の整理・保存は重要です。
会社を成長させたい、経理を経営に活用したいと思うなら領収書の整理からまずは始めてみましょう(^^)/