どの書類をインボイスにするか決めましょう！

令和5年10月からインボイス制度が始まります。

既に適格請求書発行事業者の登録も済みインボイス制度に向けた準備に入られているのではないでしょうか。

インボイス制度に向けた準備として、まずは自社が取引先に発行する書類のうち、どれをインボイスとしていくのか決めていきましょう。

インボイスになるのはどんな書類？

インボイスにする書類を決めろと言われても、気になるのが「インボイスにできる書類はどんなのがあるのか？」ですよね。

請求書？領収書？納品書？と取引にはさまざまな書類が出てきます。

さて、どれをインボイスとしていいのか？

インボイス制度では、書類の名称に関係なく、下記の必要な記載事項が記載されたものがインボイスになります。

上記の記載があれば、どの書類をインボイスにしてもOKです。

ですので、まずは得意先に発行している書類のうち、消費税額等を通知している書類が何か確認しましょう。

そして得意先ごとに発行している書類を把握し、どの書類に必要な事項を記載したらインボイスになるのかを確認する必要があります。

その中からインボイスとなる書類を決定していきましょう。

インボイスにするのは請求書OR納品書？

取引先に納品時に納品書を発行し、請求書は1ヶ月分をまとめて発行しているといったケースでは、納品書又は請求書のどちらをインボイスにすればよいのでしょうか？

通常は請求書をインボイスする方がいいでしょう。

現在使用している請求書に、登録番号など必要な記載事項を追加記載することでインボイスとすることができます。

請求書をインボイスとするので納品書の様式を変更する必要はありません。

デメリットとしては、請求書発行まで消費税額等が確定しないため、納品時に売る側も買う側も消費税等の仕訳を計上することができません。

日々取引を会計システムに入力してタイムリーに業績を把握している会社にとっては会計入力が遅くなってしまいますが、請求書単位で計上している会社にとっては特にデメリットはないと考えられます。

では、納品書をインボイスにするケースはどんな場合でしょうか？

取引の都度発行する各納品書に必要な記載事項をすべて記載すれば、請求書に記載事項を記載しなくても納品書をインボイスとすることができます。

この方法を使うことによって納品時に消費税額を確定できるため、納品時に消費税額を含めた仕訳を計上することができます。

得意先が納品書の保存を失念し、請求書のみを保存することがないように、事前に説明しておく必要があると思います。

また、インボイスは一つの書類のみで必要な記載事項をすべて満たす必要はありません。

納品書と請求書の相互関連が明確であり、取引内容を正確に認識できる方法であれば、その複数の書類の全体によってインボイスの記録事項を満たすことも認められています。

つまり納品書と請求書を合わせて全体で一つのインボイスということもできるということです。

現実的には両方の保管が必要となるためあまり採用されないケースかもしれませんが。

インボイスにする書類を決定したら、得意先に伝えることも必要ですし、得意先と事前に協議して検討する必要があるのではないでしょうか。

手書きの領収書はインボイスにできるのか？

飲食店などでは手書きの領収書を発行しているケースもあると思います。

はたして手書きの領収書はインボイスにできるのでしょうか？

もちろん手書きの領収書でもインボイスにできます。

インボイスの必要な記載事項が記載してあれば手書きの領収書であっても問題ありません。

もちろんレシートでも大丈夫です。

まとめ

インボイス制度のスタートに向けてどの書類をインボイスとするのかというのをまず決定しなければいけません。

極力変更しなくていいよう、取引先とも相談しながらインボイスとなる書類を決めていきましょう。

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P.S　トラキチ税理士の独り言

昨日は残念ながら雨天コールド負けで今季初黒星のタイガース。

今日から甲子園に帰って仕切り直しですね。

日曜日は観戦予定なのでワクワクが止まりません！