会計ソフトの補助科目を活用されていますか？
補助科目とは勘定科目をさらに細分化したもので、勘定科目の内訳みたいなものです。
よく使用されているのが、預金口座を複数お持ちの会社で、口座別に管理するために普通預金の勘定科目に補助科目を設定するといった活用方法です。
この補助科目ですが、口座別管理の他にもいろいろな使い方があるので、今回はその活用方法についてお話したいと思います。
補助科目を使うと残高管理が楽になる
上でも記載したように、普通預金などは口座別に管理することで、残高管理が容易になります。
もし全ての金融機関を補助科目を使わずに普通預金の勘定だけで入力していたとしましょう。
入力ミスで残高が合わないとなったとき、全ての預金口座が一つの勘定科目に集約されているため、どこの口座を間違えたのか、探すのがとてもたいへんになってしまいます。
入力が正しい預金口座も含めて、全ての入力を見直さなければなりません。
これが、補助科目を利用していれば、入力を間違っている口座が一目瞭然です。
預金口座ごとの残高が把握できますので、残高が一致していない口座を確認するだけで、入力ミスを発見することができます。
他にも残高管理として利用できるの勘定科目が、「長期借入金」や「預り金」です。
長期借入金については金融機関ごとに補助科目を設定すれば、各金融機関の借入残高が一目でわかることになります。
また預り金については、内容ごとに補助科目を設定します。
主には、源泉所得税、社会保険、住民税とかです。
補助科目の残高を見れば、源泉所得税をいくら預かっているかわかりますし、決算の時の内訳書作成にも役立ちます。
売掛金や買掛金については、取引先ごとに補助科目を設定することをおすすめします。
取引先ごとの残高管理ができますし、入金や支払が遅れている取引先があれば帳簿をみればすぐにわかることになります。
普通預金以外の勘定科目でも、補助科目を設定することで管理が楽になっていきます。
損益計算書の勘定科目も補助科目を設定しましょう！
貸借対照表の勘定科目については、残高管理のために補助科目を設定されていることが多いのではないでしょうか。
でも、損益計算書の科目では補助科目を設定されていることは少ないかもしれませんが、損益科目も積極的に補助科目を設定することをおすすめします。
それは…
いろいろな経営分析に使えるからです。
売上の科目を取引先ごとに補助科目を設定すれば、得意先別の売上ランキングが容易にわかるようになります。
さらに、前年と比較することもできるので、売上が落ちてきている得意先があれば原因を追及して対策を打つこともできます。
いろんな事業を手がけている会社などの場合には、事業の種類ごとに補助科目を設定してもいいのかもしれません。
この事業の売上が上がってるなとか、この事業はあまり伸びていないなとか実績を数字で把握することができます。
同じく仕入の勘定科目も、取引先や仕入の内容に応じて補助科目を設定しましょう。
経費の勘定科目についても、支払いごとに補助科目を設定してみましょう。
交際費であれば、「飲食代」、「慶弔費」、旅費交通費であれば「高速代」、「ガソリン代」、「駐車場代」といった風にです。
このように補助科目を設定することで、前年と比較が容易になりますし、毎月の推移も見れるようになるので経営分析が簡単になります。
毎月の支出に異常値があった場合、補助科目を設定して細分化しておけば、何の支出が多かったのかすぐに判明することができます。
補助科目を設定していない場合は、摘要等から拾い集めるとういう作業が必要になるのでとてもたいへんです。
まとめ
補助科目を設定することで、残高管理が容易になるほか、経営分析にも活かすことができます。
帳簿は税務署のために作るものではありません。
会社の経営に活かすものです。
補助科目を設定することで、いろいろな経営分析に活用することができますし、異常な支出があった場合の原因追及の手間を削減できます。
ぜひ、会計を経営に活かすために、補助科目を設定にトライしましょう(^o^)