2022年1月から、事業者が取引した電子取引データは電子データでの保存が義務化されました。
ただし、宥恕規定が設けられて2023年12月31日までは、印刷しての保存も認められていることになっています。
この猶予が認められている2年間の間に電子取引データの保存方法について見直しを行い、保存体制の準備を始める必要があります。
電子取引データとは？
電子取引とは、取引先との間で取引情報を電子データで受け渡す取引をいいます。
例えば、メールで請求書を受け渡ししている場合などがこれに該当します。
「請求書は紙でもらってるから関係ないわー」と思われ方、電子取引はそれだけではありません。
Amazonや楽天といったネット通販を利用した場合、領収書の発行はインターネットでダウンロードしてくださいといったパターンが多いかと思います。
こういった取引も電子取引に該当します。
昨今では、ほとんどの方がAmazonや楽天で消耗品を購入したりしているのではないでしょうか。
ですので、小規模な事業者であっても少なからず電子取引に該当する取引が１つや2つはあるはずです。
そのような電子取引データについは、電子帳簿保存法の改正により、紙での保存ができなくなりました。
電子取引データの保存方法
電子取引データについは、令和3年度の電子帳簿保存法の改正により、印刷して保存する方法が認められなくなりました。
つまり、請求書や領収書を紙で受け取ったものは紙で保存してもいいけど、電子取引データで受け取ったものは、電子データのまま保存してくださいねということです。
ですので、今まではAmazonや楽天で購入してインターネットでダウンロードした領収書を紙に印刷して保存しておけばよかったのですが、それはダメということになり、データで保管する必要があるということです。
ただし、電子取引の宥恕規定として2023年12月31日までは、一定の要件のもと電子取引データを印刷して保存する今までの方法も認められています。
つまりこの猶予の2年間の間に電子取引データの保存体制を整備する必要があるということです。
今から電子取引データの保存を始めましょう！
2年間（執筆時点からは約1年半）の猶予があるとはいえ、電子取引データの保存義務化を先送りにしておくことは得策ではありません。
いずれは準備しておかなければならないものですから、早めに準備しておいて損はないはずです。
この宥恕規定が設けられた背景には、業務フローの変更やシステム対応が間に合わないとの声が企業側から上がったからです。
それだけ電子取引データの保存に対応するためには時間が必要になるということです。
早めに準備し、自社で実際に運用してみることで課題や問題点を浮き彫りにし、それを改善しながら電子取引データの保存体制を整備していくことが必要なのではないでしょうか。
経理のデジタル化に向けて
中小企業においても、請求書や領収書をインターネットで受け渡すケースが増えてきいます。
今後、キャッシュレス決済の普及とともに、請求書や領収書等のペーパレス化がさらに進んでいくと思われます。
得意先から請求書は電子データにしてくれといったことも増えてくるかもしれません。
また2023年10月からは消費税のインボイス制度が始まります。
インボイス制度が始まると、請求書の発行・受理や経理の業務フローが大きく変わることが予想されます。
そういった時代の変化に対応するためにも、早めに準備に取り組む必要があります。
そうすることで、電子取引データの保存体制だけでなく、インボイス制度への対応、さらには経理のペーパレス化・デジタル化といった生産性向上につながっていくと思います。
猶予期間にやるべきことは？
2024年1月からは電子取引データのを印刷して保存することは一切認められなくなります。
保存体制の不備によっては青色申告の取り消しに至る場合もありますので注意が必要です。
この猶予期間をいい準備期間ととらえ、まずは自社の電子取引を洗い出し、その保存方法や電子保存システムの検討行いましょう。
そのうえで経理の業務フローを見直し、電子取引データの保存体制を整備していきましょう。
まとめ
猶予期間があるとはいえ、早めに電子取引データの保存を始めてみるのがいいのではないでしょうか。
当事務所も電子取引データの保存体制や経理業務の改善のサポートをしておりますのでお気軽にご相談ください。
P.S 虎キチ税理士の独り言
阪神タイガースがBIG BOSSの日ハム相手に3連勝でチームは5連勝です。
タイガースが好調だといい気分で月曜から仕事に入れます。
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