おはようございます。
茨木市の税理士、三松です。
令和2年10月から、年末調整の手続きの電子化に向けた取り組みが行われています。
年末調整手続きの電子化の概要
令和2年以降の年末調整においては、、従業員さんが会社に提出する控除申告書（保険料控除申告書や住宅借入金特別控除申告書）を、従来は書面（ハガキ等）で添付していた保険料控除証明書等に代えて、保険会社等から交付を受けた控除証明書等のデータを添付して提出することが可能となります。
ハガキじゃなく、データで提出することができるようになるということです。
なんとなく便利になりそうな感じです。
これに伴い、年末調整手続きにおいて、従業員さんが控除証明書データを用いて簡便・正確に控除申告書を作成し、会社に対してデータで提出することを可能とする年末調整ソフトを無償で提供してくれるそうです。
年末調整手続き電子化のメリット
会社（給与支払者）のメリット
従業員さんが控除申告書をデータで作成することから、手書きで作成する場合に比べ従業員の計算誤りなどがなくなり、検算などのチェック事務を削減することができます。
また、控除証明書データをインポートして作成した控除申告書データについては、従来行っていた控除申告書の記載内容と保険料控除証明書等との突合、確認事務が不要となります。
計算ミスがなくなって、さらに自動で取り込めるにはメリットがありそうですね。
また、電子化することにより保存のために要するコストが削減されます。
従業員さんのメリット
手書きの場合に比べ、控除額計算の手間が削減されます。
保険料控除は少しややこしい計算をしなければならなかったので、それをしなくてよくなります。
また、電子データをインポートして控除申告書を作成する場合は、内容に応じ所定の項目に自動入力されるので、記載の手間が削減されます。
さらに、2年目以降については前年の控除申告書データをインポートし、前年から変更のあった部分のみを修正することで、より簡便に控除申告書を作成することができるようになります。
従業員さんにもメリットがありそうですね。
年末調整手続きの電子化に向けた準備
給与システムの改修
年末調整において、従業員さんから書面で提出を受けた控除申告書を自社の給与システム等に入力している給与の支払者については、従業員さんが提出する控除申告書データを自社の給与システム等に取り込むことができるように、システムの改修が必要になります。
既に従業員さんから控除申告書をデータで提供を受けている場合には、従業員さんが保険会社等から入手した控除証明書データを給与システムに取り込み、控除額等の計算を行うためのシステム改修等が必要です。
システム改修は少しハードルが高そうですね。
給与システムの改修については、システム会社に確認する必要があります。
税務署への届け出
従業員さんから控除申告書をデータで提出を受けるためには、税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。
令和2年10月以降に提出を受ける控除申告書についてデータで提出を受けようとする場合は、令和2年8月までに申請書を提出する必要があります。
従業員への周知
法令上、従業員さんから控除申告書をデータで提出を受けるために、事前に従業員からの了解を得る必要はありません。
しかし、従業員さんが保険会社等から控除証明書等のデータの交付を受けるなど、事前準備が必要であることから、早めに従業員さんに通知してあげることが必要になります。
なお、従業員さんから控除証明書等のデータでの取得方法について質問があった場合には、従業員が契約している保険会社等に問い合わせてもらうように併せてお知らせする必要があります。
まとめ
年末調整手続きの電子化について、概要を説明させていただきました。
便利になる面もありますし、システム改修など費用対効果でどうかといった面もあるのではないでしょうか。
開始までまだ1年くらいありますので、じっくり検討してみてはいかがでしょうか。
三松会計事務所ではWEB給与明細を含めた年末調整の電子化に取り組んでいます。
今回紹介したように無償というわけにはいきませんが、リーズナブルな価格でご提供しています。
ぜひ、ご相談いただければと思います。